Obiceiuri fiscale sănătoase în noul an: decontarea corectă a cheltuielor în IMM-uri
Obiceiuri contabile si fiscale nepotrivite vin la pachet cu riscuri nedorite. Pentru a scăpa de ele, este nevoie să înțelegem pe de o parte prevederile legii, iar pe de alta parte beneficiile aduse de încadrarea corectă a cheltuielilor in situatiile financiare ale companiei pe care o conducem.
Obiceiul de a deconta pe cardul de firmă cheltuieli nepotrivite, care ajung apoi să fie reîncadrate, este încă prezent în multe IMM-uri. Din acest motiv, autoritățile fiscale derulează controale la început de an cu preponderenta în zona cheltuielilor cu un grad mare de suspiciune: mese restaurant, cazari/vacante, medicamente si diverse controale medicale, servicii de înfrumusețare, parfumuri, haine. O atenție deosebită o primesc și facturile sau bonurile de la super market, care conțin o gamă variată de cheltuieli. Din acest motiv, este necesar să acordăm o atenție mai mare cheltuielilor decontate, precum și justificării acestora, întrucât lipsa claritatății în documente poate da naștere interpretărilor.
Alegand să documenteze insuficient aceste tipuri de cheltuieli, adică lipsa explicațiilor despre cum sunt ele efectuate în scopul desfășurării activității, firmele se pot confrunta cu riscul de a suporta penalizări ulterioare pentru că nu s-au conformat legii, precum și cu riscul de a-și compromite oportunitățile de creștere și de dezvoltare.
Hai să vedem ce vrea pe de o parte, legiuitorul:
Conform precizărilor din Codul Fiscal, art 11, la stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contribuții sociale obligatorii, autorităților fiscale li se permite sa analizeze daca o tranzactie are scop economic și este strâns legată de activitatea pentru care a fost autorizată firma sau mai degrabă este o tranzacție efectuatăîn favoarea asociaților/administratorilor? În funcție de evaluarea situației în logica prezentată, autoritățile fiscale pot reîncadra forma unei tranzacții/activități pentru a reflecta conținutul economic al tranzacției/activității, ajustând efectele fiscale ale acesteia.
Retratate, în cele mai multe din cazuri, aceste cheltuieli pot fi încadrate ca avantaj de natură salarială pentru IMM-urile al caror asociat are și calitatea de administrator - implicând contribuții sociale obligatorii; sau ca plăți în favoarea administratorului care sunt taxate cu impozit pe venituri din alte surse - 10%.
Practic, nivelul taxelor poate fi mult mai mare prin reîncadrare, în condițiile în care prin simpla analiza a priori, Asociatul/Administrator poate separa cheltuielile personale de cele ale activității firmei. Beneficiul este evident: impozitul pe dividende care se plătește în condițiile înregistrării de profiteste la unul dintre cele mai scăzute niveluri post revolutie, de 5% pentru asociati persoane fizice. IMM-urile care realizează venituri până la 1.000.000 euro beneficiază, de anul trecut, de impozit pe cifra de afaceri intre 1% si 3% Mai mult, riscurile care vin la pachet cu aceste erori sunt mai mari decât potențialele avantaje survenite din „economisirea” celor 5% care pe termen scurt ar putea parea atractiv, în sensul în care „bagăm cheltuieli pe firmă” și plătim mai puține taxe la „statul roman”, care „oricum nu face nimic pentru IMM-uri sau societate” și/ sau este „cel mai prost manager al baniilor noștri”. Însă, în virtutea acestor obiceiuri vechi, create în contextul în care ani la rând am asistat la un fenomen de suprataxare, firmele mici pot pierde avantaje importante. Hai să vedem cum aceste raționamente se întorc tot împotriva IMMurilor pe termen mediu și lung.
O firmă nu functionează exclusiv în relație cu acționarii ei, ci în relație cu „stakeholderii”:
- Clienții - Înainte să intre într-o relație comercială cu firma, clienții se uită la istoria și la performanța firmei, de aceea este important ca aceasta să aibă indicatori de creștere sănătoasă, atât a cifrei de afaceri, cât și a marjei de profit.
- Asociații/acționarii - Dacă firma are profit și cifra de afaceri crește, înseamnă că managementul ei își face treaba bine și proprietarii firmei sunt fericiți că își vor lua dividende.
- Angajații - Într-o lume în care e mai greu să găsești angajati care sa creadă în viziunea ta și care să te însoțească, decât să găsești clienți pentru produsele tale, este necesar ca valoarea angajaților să fie recunoscută, iar acest lucru se poate face atunci când indicatorii financiari sunt performanți.
- Guvernul prin institutii - O colaborare bună cu statul poate scuti firmele de multe inconveniente. În plus, interesul statului este dezvoltarea companiei, pentru că în acest fel contribuția la bugetul de stat este mai mare. Cu cât firma e mai mare, cu atât baza impozabilă este mai mare (între 1%-3% impozit din cifra de afaceri).
- Băncile și fondurile de investiții - Orice firmă, la un moment dat, de-a lungul dezvoltării ei, va avea nevoie de finanțare/cash-flow pentru a putea crește. Instituțiile financiare evaluează companiile în termeni de capital și bunuri și cu cât acestea sunt mai performante șansele de a obtine credite sau fonduri rambursabile cresc.
O firmă fără un profit just sau decapitalizată, cu grad de îndatorare mare, se autolimitează, își pierde perspectivele de creștere, fiind văzută ca neperformantă de către instituțiile financiare sau neatractivă de către potențialii investitori. Atât performanța, cât și neperformanța au consecințe pe termen lung.
Cel mai important lucru care stă la baza dezvoltării este schimbarea modului de gândire tributar trecutului cu unul bazat pe contextul actual, care să respecte cadrul legislativ și fiscal în vigoare și în care să se creeze obiceiuri săntoase pentru antreprenori și o gândire orientată pe dezvoltarea si cresterea firmei.
În calitate de partener contabil, de 10 ani în topul firmelor de contabilitate din București, susținem noi practici și moduri de abordare. Gândirea pe termen scurt este neproductivă, iar obiceiurile fiscale nocive de asemenea.